מתכנן אירוע?

אם נפלה בידך האחריות על בחירת מרצה לכנס השנתי של החברה, מוסד לימודי או כל אירוע מיוחד כמו הרצאה לחג, יש לך תפקיד משמעותי בהצלחת האירוע. בחירה נכונה של מרצים לאירועים יכולה לעשות את ההבדל בין אירוע בינוני לאירוע בלתי נשכח בעל הרצאות מרתקות. הדרישות עבור מרצים לאירועים הן רבות. ראשית, המרצה חייב לעסוק בתחום הקשור באופן ישיר לתעשייה.

חובה כי למרצה יהיה ידע אקדמי מוכח, או בעל רקע מסוים המאפשר לו להבין את הניואנסים הדקים של התחום שבו אתה עוסק. מומלץ גם למצוא מרצה עם ניסיון, וכאן הכוונה למרצים שתפקדו בעבר בתור מרצים לאירועי חברה. כמו כן, יש להיות ערים לעובדה כי תקציב של אירועים כאלה עלול להיות מוגבל, ועל כן יש לוודא כי אותו מרצה אורח מאפשר לך לעמוד בהוצאות שעומדות בפניך. כך למשל, מרצים לחגים, כמו לדוגמה מרצים לראש השנה, עלולים לעלות יותר מאשר מרצים בימי חול, ויש לקחת זאת בחשבון.

מתי תעדיף מרצה אורח

להשתמש במרצים מתוך הארגון בתור מרצים לאירועים. הכוונה כאן, היא שימוש במרצה שמגיע מתוך החברה או הקבוצה שמקיימת את הכנס או את האירוע. כך למשל, במקרה של הרצאות לוועדי עובדים, ניתן למצוא מרצים לוועדי עובדים אשר מגיעים מתוך התחום. לעומת זאת, קיימים קמה מקרים כאשר מומלץ להביא מרצה מבחוץ, למשל אם אתה זקוק לשירותי מרצים לראש השנה. כמו כן, אם אתה זקוק למרצים לחגים, לעיתים הלו"ז של מרצים אורחים עלול להיות צפוף. במקרה זה, עדיף לך להשתמש במרצה מהארגון עצמו בגלל נושא של עלויות.

ראשית, אם אתה חושב כי יהיה קל יותר עבור הקהל לתפוס את המסר באמצעות מרצה אורח, אזי מומלץ להיעזר בשירותי מרצים לאירועי חברה. הסיבה היא, שלעיתים מרצה מתוך החברה מכיר את הגורמים שלהם הוא מרצה. במקרה כזה, הוא עלול להניח כי חלק מהנוכחים יודעים את המידע שהוא מעביר, ועל כן לדלג על פרטים מסוימים בהרצה, מתוך ידיעה כי אנשים רבים בקיאים בתחום. אולם, לעיתים מידע זה רלוונטי רק עבור מעטים בחברה, ואז חלק גדול מהנוכחים עלול להפסיד את המסר.

סיבה נוספת לבחור מרצה מבחוץ היא אם ברצונך למצוא מישהו שישלהב את הקהל. מרצים חיצוניים שמתפקדים בתור מרצים לאירועי חברה, מגיעים לרוב עם המלצות ומספקים הרצאות מרתקות במיוחד. כך תוכל להזמין מרצים שתוכל אפילו לראות כיצד הם תפקדו באירוע כזה או אחר, כדוגמת מרצים לראש השנה. כך לשפוט האם הם מתאימים עבור אופי האירוע שאתה מתכנן. אם לדוגמה מדובר באירוע לכבוד חג מסוים, לעיתים תרצה מרצים שביצעו בעבר הרצאה לחג.
סיבה שלישית לצורך במרצה אורח היא כמובן, אם אין בעסק שלך אדם בקיא מספיק בתחום על מנת להעביר את הנושא. אם יש צורך בשירותי מרצים להרמת כוסית, לא תמיד תזדקק לאדם מבחוץ אלא תוכל לבחור בעובד פנימי שיוכל לבצע עבודה טובה גם הוא בשלהוב הקהל.

כיצד לבחור מרצה אורח

אם החלטת להזמין מרצה אורח עבור הכנס שלך, עליך להחליט בראש ובראשונה מה מטרת ההרצאה. הרצאות טובות הן הרצאות בעלות נושא ממוקד, כאשר המרצה וכן הקהל שלו יודעים במה מדובר. הרצאה לא טובה, היא הרצאה שלא ניתן לסכם אותה במשפט אחד. ככל שהנושא של ההרצאה פחות ממוקד, כך קשה יותר למצוא נקודות אחיזה ולהבין את הנושא. כאשר מדובר בקהל בעל רקע שונה, שלא תמיד יודעים עם איזה מידע הוא מגיע, מומלץ תמיד לבחור בהרצאות ממוקדות על מנת לשמור על ריכוז של הנוכחים כולם.

בשלב השני, חשוב איזה סוג של דובר יעשה את העבודה בצורה הטובה ביותר ויכול לספק עבורך הרצאות מרתקות של ממש. חשוב האם ברצונך להביא מרצה מפורסם, אשר יגרור לעיתים דעות קדומות מהקהל מידע מוקדם שיש להם, או שאולי עדיף אדם אנונימי על מנת שהמידע יחדור בצורה שווה לכולם בלי הסחות דעת. השאלה הגדולה היא האם אתה מעוניין שהמרצה יספק בכנס מוטיבציה או מידע. כך למשל, אם אתה זקוק לשירותי מרצים להרמת כוסית, סביר להניח כי תבחר במרצה שיודע לשלהב את הקהל. לעומת זאת, אם יש לך צורך במרצה עבור הרצאות לוועדי עובדים, יתכן כי תעדיף מרצה שעוסק יותר בידע.

בשלב השלישי, התחל בסקר השוק. שים לב כי הרצאותיהם של מרצים רבים מתרוצצות ברשת, כך שתוכל לקבל את הרושם בצורה הטובה ביותר בצורה זו. בשלב זה שים לב גם לתמחור של כל מרצה, ובדוק האם הוא זמין בתאריך האירוע. עליך גם לדעת מה טווח הזמן שאתה מעניק עבור ההרצאה במהלך הכנס, על מנת שתדע האם אותו מרצה אורח ימלא את הצרכים שלך כראוי. כמו כן, מומלץ לציין את אופי האירוע. כך למשל, אם ברצונך להעסיק מרצים להרמת כוסית, יתכן כי אופי ההרצאה יהיה שונה מאשר הרצאות לוועדי עובדים. דאג לציין זאת ברגע שאתה מתאם את האירוע.

ברגע שבחרת מרצה אורח, עליך לבדוק באיזה אופן הוא עובד מבחינת חתימה על חוזה ושמירת התאריך עבור האירוע. כך למשל, אם מדובר במרצים לחגים, ישנם מרצים אשר דורשים מקדמה עבור שמירת תאריך, רק בשביל שאם האירוע מתבטל – הם לא יישאו בהפסדים לאחר ששמרו על התאריך עבורך. בדוק כיצד עובדים כמה מרצים, ובמיוחד אם מדובר בנושא כמו הרצאה לחג. נסה להחליט באיזו דרך מתאים לך לבצע את ההסכם. נסה לבקש לדבר ישירות עם המרצה ולא עם נציג, כיוון שהדבר יסייע לך לדעת האם הוא הדובר המתאים לאירוע שלך.

עיצוב אירועים